Veel bedrijven zijn allang onmisbaar geworden met het ERP-systeem. Steeds meer kleine en middelgrote bedrijven ontdekken steeds vaker de toegevoegde waarde van een dergelijke toepassing. De toenemende concurrentiedruk zorgt ervoor dat steeds meer bedrijven te maken krijgen met de invoering van een ERP-systeem. 

De markt biedt speciale oplossingen voor bouwbedrijven die al de belangrijkste gebieden in hun standaardversies bestrijken. Wij laten u zien waar u op moet letten bij het zoeken naar een geschikt ERP-systeem en welke voordelen hiermee behaald kunnen worden. 

Wat is een ERP-systeem? – Een definitie 

Allereerst rijst de vraag waar ERP-systemen precies zijn en waarom men ermee om moet gaan. ERP staat voor de ondernemende taak van Enterprise Resource Planning. Dit gaat over het meest efficiënte gebruik van alle middelen waarop een bedrijf kan terugvallen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. 

Het ERP is bedoeld om inefficiënte processen en verspilling van resources bloot te leggen en te vervangen door geoptimaliseerde en resourcebesparende processen. Dit vereist een instrument voor de centrale planning, controle en monitoring van alle processen. Bovendien moeten alle middelen kunnen worden gepland volgens de vereisten van de bestaande processen. 

Hier komt een ERP-systeem om de hoek komen te vallen. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren in het bedrijf hebben er dan toegang toe. 

Dit maakt het opzetten van afdelingsoverstijgende processen en transparante bedrijfscommunicatie mogelijk. Op deze manier kunnen verschillende middelen worden bespaard, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden gebruikt. Hiervoor bestaat een ERP-systeem uit verschillende modules. 

Ontwikkeling van een ERP-systeem

Elke module heeft tal van functies die de dagelijkse processen op dit gebied ondersteunen en soms zelfs automatiseren. Zo zijn er modules voor productie, projectmanagement, personeelsmanagement, finance of customer relationship management. 

Niet elk bedrijf heeft elke module nodig die op de markt beschikbaar is. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop van de tijd gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun software aangepast aan de behoeften van bedrijven in deze sectoren. Ook diverse systemen speciaal voor de bouw zijn op de markt te vinden.

Deze bevatten al veel belangrijke functies in hun standaardversies en sluiten direct onnodige functionaliteiten voor bouwbedrijven uit. Uiteindelijk betaal je alleen voor al die functies die echt nodig zijn. Maar bouw software heeft nog een ander doorslaggevend voordeel. 

ERP-systemen voor bouwbedrijven

De aanbieder kent precies de processen en uitdagingen waarmee bouwbedrijven worden geconfronteerd en kan de software aanpassen aan de behoeften. Hij weet welke processen aan de software gekoppeld kunnen worden en waar de software zich moet aanpassen aan de processen. 

Laten we eens kijken naar branche-specifieke MKB software en een paar elementaire functies van een dergelijk systeem. Het doel is duidelijk te maken welke voordelen MKB’ers halen uit de invoering van een dergelijk systeem.

Berekening van de bouw

Met de berekening worden eerst alle noodzakelijke kosten voor het verlenen van bouwdiensten bepaald. De nadruk ligt op de kwestie van alle noodzakelijke middelen en hun kosten. Ook moet worden vergeleken in welke hoeveelheden materialen beschikbaar zijn en welke hoeveelheden nog moeten worden aangekocht. 

Het systeem ondersteunt met sjablonen en maakt zo een snelle en transparante constructieberekening mogelijk. Door de bouwkosten te integreren in het ERP-systeem, zijn alle relevante gegevens in realtime toegankelijk. Met een druk op de knop kunnen voorraden worden gecontroleerd, werkuren worden ingepland en beschikbare machines en gereedschappen worden weergegeven. Op deze manier kan worden gewaarborgd of en onder welke voorwaarden een bouwproject moet worden uitgevoerd. 

Taakverwerking

Nadat de offerte is gedaan en de bijbehorende toeslag, begint de orderverwerking. Het gaat hierbij om werkplanning en -controle, kredietcontroles en materiaalinkoop. Daarnaast zijn er nog andere taken zoals facturatie, productie van componenten en assemblage. 

Al deze voorbereidende stappen leiden uiteindelijk tot de uitvoering van het bouwproject, dat wederom in meerdere stappen kan worden onderverdeeld. Het systeem laat altijd precies zien welke processtap momenteel wordt uitgevoerd, wat al is voltooid en wanneer de volgende stap moet worden uitgevoerd. De onderliggende resources per stap worden ook weergegeven. Van de materialen tot de machines tot het gebruikte personeel. 

Factuur

Al deze middelen worden tijdig naar de rekeningen overgemaakt. Op deze manier is het altijd mogelijk om precies te zien welke materialen en hoeveel werktijd aan welke stap is besteed. Dit maakt facturatie per se transparanter en maakt het ook mogelijk om op elk gewenst moment tussentijdse facturen te maken. 

Dit waren slechts enkele van de functies die een ERP-systeem biedt voor bouwbedrijven. Deze illustreren echter heel goed wat het potentieel van een dergelijke toepassing is. Door alle data te gebruiken kunnen veel processen aanzienlijk worden ingekort en geautomatiseerd. Dit laat meer tijd over voor de daadwerkelijke zakelijke doeleinden en u kunt meer bestellingen in minder tijd afhandelen.